Microsoft 365 gehört heute in vielen Unternehmen zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags. E-Mails werden über Outlook bearbeitet, Besprechungen finden in Microsoft Teams statt und Dokumente entstehen in Word, Excel oder PowerPoint.

Mit der Zeit verteilen sich Informationen jedoch auf verschiedene Anwendungen, Postfächer und Speicherorte. Dokumente werden mehrfach gespeichert, per E-Mail versendet oder lokal abgelegt. Dadurch steigt der Aufwand, Informationen aktuell zu halten und später wiederzufinden.

Genau hier setzt die Integration von ELO und Microsoft 365 an. Sie verbindet die vertraute Arbeitsumgebung von Microsoft mit den Dokumentenmanagement- und Workflow-Funktionen von ELO. Dokumente bleiben zentral verwaltet, während Mitarbeitende weiterhin in den Anwendungen arbeiten können, die sie täglich nutzen. ELO bietet dafür Integrationen unter anderem für Outlook, Exchange Online, Microsoft Teams sowie die Microsoft-Office-Anwendungen. Dadurch lassen sich Dokumente und Geschäftsprozesse eng mit Microsoft 365 verzahnen.

Warum ergänzen sich ELO und Microsoft 365?

Microsoft 365 und ELO verfolgen unterschiedliche Aufgaben und ergänzen sich deshalb ideal.

Microsoft 365 unterstützt Unternehmen bei der täglichen Kommunikation und Zusammenarbeit. Outlook dient dem E-Mail-Verkehr, Teams der Abstimmung innerhalb von Projekten und Office-Anwendungen der Erstellung von Dokumenten.

ELO übernimmt dagegen die strukturierte Verwaltung von Informationen. Dokumente werden zentral archiviert, versioniert, mit Metadaten versehen und in digitale Geschäftsprozesse eingebunden.

Die Kombination beider Systeme ermöglicht es, Informationen dort zu nutzen, wo sie entstehen, ohne auf eine zentrale und nachvollziehbare Dokumentenverwaltung verzichten zu müssen.

Outlook und ELO: E-Mails direkt in Geschäftsprozesse einbinden

Für viele Unternehmen beginnt ein Geschäftsprozess mit einer E-Mail. Angebote, Verträge, Bestellungen oder Rechnungen treffen täglich in Outlook ein.

Durch die Integration mit ELO können E-Mails und Anhänge direkt archiviert oder einem bestehenden Vorgang zugeordnet werden. Dadurch entfällt das manuelle Speichern einzelner Dateien auf Netzlaufwerken oder lokalen Rechnern.

Auch Rechnungen, die über ein zentrales Outlook-Postfach eingehen, lassen sich unmittelbar in einen digitalen Rechnungsprozess übernehmen. Gleichzeitig bleibt die

gesamte Kommunikation nachvollziehbar, da E-Mails und Dokumente gemeinsam verwaltet werden.

Zusammenarbeit mit Microsoft Teams

Microsoft Teams hat sich in vielen Unternehmen als zentrale Plattform für die Zusammenarbeit etabliert. Informationen werden häufig direkt im Chat oder in Projektkanälen ausgetauscht.

Durch die Integration mit ELO können Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem direkt in Microsoft Teams gesucht, geöffnet und geteilt werden. Gleichzeitig lassen sich Aufgaben und Workflows aus ELO in die gewohnte Arbeitsumgebung integrieren.

Dadurch müssen Mitarbeitende nicht ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln und arbeiten dennoch jederzeit mit der aktuellen Dokumentenversion.

Dokumente direkt aus Microsoft Office verwalten

Auch die klassischen Office-Anwendungen lassen sich mit ELO verbinden.

Dokumente aus Word, Excel oder PowerPoint können direkt in ELO gespeichert und verwaltet werden. Änderungen werden versioniert und nachvollziehbar dokumentiert, sodass ältere Bearbeitungsstände bei Bedarf erhalten bleiben.

Das reduziert lokale Dateikopien und erleichtert die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Unternehmen.

Ein Praxisbeispiel: Digitales Rechnungsmanagement

Ein typisches Einsatzgebiet der Integration ist das digitale Rechnungsmanagement.

Rechnungen treffen beispielsweise per Outlook ein und werden anschließend in ELO übernommen. Dort können sie automatisch erfasst, den zuständigen Mitarbeitenden zugewiesen und über einen digitalen Freigabeworkflow bearbeitet werden. Nach Abschluss des Prozesses erfolgt die revisionsgerechte Archivierung sowie bei Bedarf die Übergabe an ein ERP- oder Buchhaltungssystem.

Die einzelnen Schritte des Rechnungsmanagements – vom Rechnungseingang über die automatische Datenerkennung bis zur Freigabe – haben wir in eigenen Fachartikeln ausführlich erläutert.

Weitere Einsatzmöglichkeiten

Die Integration von ELO und Microsoft 365 beschränkt sich nicht auf das Rechnungsmanagement. Sie kann in nahezu allen dokumentenbasierten Geschäftsprozessen eingesetzt werden.

Typische Anwendungsbereiche sind beispielsweise:

• Vertragsmanagement
• digitale Personalakten
• Projektakten
• Kundenakten
• Qualitätsmanagement
• technische Dokumentationen
• allgemeine Korrespondenz

Dadurch entsteht eine zentrale Informationsplattform, auf die berechtigte Mitarbeitende unabhängig vom jeweiligen Anwendungsbereich zugreifen können.

Welche Vorteile bietet die Integration?

Die Verbindung von ELO und Microsoft 365 unterstützt Unternehmen dabei, Informationen zentral zu verwalten und gleichzeitig in der vertrauten Microsoft-Umgebung zu arbeiten.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• zentrale Dokumentenverwaltung
• weniger Medienbrüche
• keine mehrfachen Dateikopien
• schnelleres Auffinden von Informationen
• nachvollziehbare Versionierung
• bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
• digitale Workflows für dokumentenbasierte Prozesse
• nahtlose Integration in bestehende Microsoft-365-Arbeitsabläufe

Dadurch werden Informationen nicht mehr auf verschiedene Systeme verteilt, sondern stehen den berechtigten Mitarbeitenden zentral und aktuell zur Verfügung.

Fazit

Microsoft 365 ist für viele Unternehmen die tägliche Arbeitsumgebung. ELO ergänzt diese Anwendungen um eine strukturierte Dokumentenverwaltung und digitale Geschäftsprozesse.

Durch die Integration beider Systeme lassen sich E-Mails, Dokumente und Informationen zentral verwalten, ohne auf die gewohnten Microsoft-Anwendungen verzichten zu müssen. Das reduziert Medienbrüche, verbessert die Zusammenarbeit und schafft die Grundlage für effiziente digitale Prozesse – vom Vertragsmanagement über Projektakten bis hin zum Rechnungsmanagement.

Als ELO Business Partner unterstützt IT Titans Unternehmen dabei, ELO nahtlos in bestehende Microsoft-365-Umgebungen zu integrieren. Gemeinsam entwickeln wir Lösungen, die sich an Ihren bestehenden Arbeitsabläufen orientieren und Dokumentenmanagement mit den täglichen Microsoft-Anwendungen sinnvoll verbinden.