Wer schon einmal eine bestimmte Rechnung oder einen Vertrag auf einem Netzlaufwerk gesucht hat, kennt das Problem: Zuerst wird der Kundenordner geöffnet, dann der Projektordner und schließlich verschiedene Unterordner durchsucht. Oft stellt sich dabei die Frage: Wo wurde das Dokument eigentlich abgelegt?

Genau hier unterscheiden sich moderne Dokumentenmanagementsysteme von klassischen Dateiablagen. Statt Dokumente ausschließlich über eine Ordnerstruktur zu organisieren, arbeiten sie zusätzlich mit sogenannten Metadaten.

Dadurch müssen Mitarbeitende häufig nicht mehr wissen, wo ein Dokument gespeichert wurde, sondern nur noch was sie suchen.

Was sind Metadaten?

Metadaten sind zusätzliche Informationen, die einem Dokument zugeordnet werden.

Sie beschreiben den Inhalt eines Dokuments und erleichtern dessen Verwaltung sowie das spätere Wiederfinden.

Bei einer Eingangsrechnung könnten beispielsweise folgende Metadaten gespeichert werden:

• Lieferant
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Projekt
• Kostenstelle
• Rechnungsbetrag
• Dokumentenart
• Bearbeitungsstatus

Diese Informationen gehören nicht zum eigentlichen Dokument, sondern beschreiben es.

Einfach gesagt:

Metadaten sind Informationen über Informationen. Warum reichen Ordner allein oft nicht aus?

Ordnerstrukturen funktionieren grundsätzlich gut. Mit zunehmender Anzahl an Dokumenten entstehen jedoch häufig mehrere mögliche Ablageorte.

Nehmen wir als Beispiel eine Rechnung eines Bauprojekts. Soll sie im Ordner des Kunden liegen?

Im Projektordner?

Im Buchhaltungsordner?

Oder vielleicht im Ordner des Lieferanten? Alle Varianten erscheinen sinnvoll.

Das Problem ist jedoch: Jeder Mitarbeitende würde sich möglicherweise für einen anderen Ablageort entscheiden.

Die Folge sind lange Suchzeiten oder doppelte Ablagen.

Wie lösen Metadaten dieses Problem?

Ein Dokument wird in einem Dokumentenmanagementsystem zwar ebenfalls gespeichert, zusätzlich erhält es jedoch verschiedene Metadaten.

Die Rechnung aus unserem Beispiel könnte gleichzeitig folgende Informationen besitzen:

• Kunde: Müller Bau GmbH
• Projekt: Neubau Verwaltungsgebäude
• Lieferant: Elektro Mustermann
• Dokumententyp: Eingangsrechnung
• Jahr: 2026

Dadurch kann dieselbe Rechnung über unterschiedliche Suchbegriffe gefunden werden.

Ein Projektleiter sucht nach dem Projekt.

Die Buchhaltung sucht nach der Rechnungsnummer. Der Einkauf sucht nach dem Lieferanten.

Alle finden dasselbe Dokument, ohne wissen zu müssen, in welchem Ordner es gespeichert wurde.

Können Ordner vollständig ersetzt werden?

Nicht unbedingt.

Auch moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten häufig eine übersichtliche Ordner- oder Registerstruktur.

Der entscheidende Unterschied besteht jedoch darin, dass diese Struktur nicht mehr die einzige Möglichkeit ist, ein Dokument wiederzufinden.

Metadaten ergänzen die klassische Ablage und machen Unternehmen deutlich unabhängiger von starren Ordnerhierarchien.

Dadurch wird auch das Wissen einzelner Mitarbeitender weniger wichtig. Statt fragen zu müssen:

„In welchem Ordner liegt die Rechnung?“

lautet die Frage künftig eher:

„Von welchem Lieferanten stammt sie?“

Fazit

Metadaten gehören zu den wichtigsten Bestandteilen eines modernen Dokumentenmanagementsystems.

Sie beschreiben Dokumente mit zusätzlichen Informationen und ermöglichen es, Inhalte unabhängig von einer festen Ordnerstruktur wiederzufinden.

Dadurch verkürzen sich Suchzeiten, Dokumente werden einfacher verwaltet und Informationen stehen den richtigen Mitarbeitenden schneller zur Verfügung.

Als ELO Business Partner unterstützt IT Titans Unternehmen dabei, Dokumente sinnvoll zu strukturieren und Metadaten so einzusetzen, dass Informationen nicht nur gespeichert, sondern im Arbeitsalltag auch schnell wiedergefunden werden. Bei Bedarf entwickeln wir zusätzlich individuelle Masken, Workflows und Schnittstellen, damit sich das Dokumentenmanagement optimal in bestehende Geschäftsprozesse integriert.