Die Begriffe DMS und ECM werden im Zusammenhang mit digitalem Dokumentenmanagement häufig gemeinsam oder sogar synonym verwendet. Beide beschreiben Lösungen, mit denen Unternehmen Informationen digital verwalten können. Dennoch gibt es einen wichtigen Unterschied im Umfang.

Ein Dokumentenmanagementsystem konzentriert sich vor allem auf die Verwaltung von Dokumenten. Enterprise Content Management verfolgt dagegen einen umfassenderen Ansatz und bezieht neben Dokumenten auch weitere Unternehmensinformationen, Systeme und Geschäftsprozesse ein.

Vereinfacht gesagt:

Ein DMS verwaltet Dokumente. ECM organisiert Informationen und die damit verbundenen Prozesse im gesamten Unternehmen.

Was ist ein DMS?

DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Es dient dazu, digitale und digitalisierte Dokumente zentral zu erfassen, zu speichern, zu bearbeiten und wiederzufinden.

Zu den typischen Funktionen eines DMS gehören:

• zentrale Dokumentenablage
• Volltextsuche und Metadaten
• Versionierung
• Zugriffsberechtigungen
• nachvollziehbare Bearbeitung
• digitale Archivierung

Ein DMS kann beispielsweise Rechnungen, Verträge, Angebote, Personalunterlagen oder Projektdokumente verwalten. Die ELO ECM Suite unterstützt im Bereich Dokumentenmanagement unter anderem die automatische Ablage, Versionierung, Dublettenkontrolle und strukturierte Bereitstellung geschäftsrelevanter Dokumente.

Was bedeutet ECM?

ECM steht für Enterprise Content Management. Der Begriff beschreibt nicht nur eine einzelne Softwarefunktion, sondern einen unternehmensweiten Ansatz für den Umgang mit Informationen.

Nach der Definition des Branchenverbands AIIM umfasst ECM Strategien, Methoden und Werkzeuge, mit denen Inhalte und Dokumente erfasst, verwaltet, gespeichert, aufbewahrt und für Geschäftsprozesse bereitgestellt werden.

Dabei geht es nicht ausschließlich um klassische Dokumente wie Rechnungen oder Verträge. ECM kann auch Informationen aus E-Mails, Fachanwendungen, ERP-Systemen, Microsoft 365 oder anderen Datenquellen einbeziehen.

Typische ECM-Bereiche sind beispielsweise:

• Dokumentenmanagement
• digitale Archivierung
• Workflow- und Prozessmanagement
• Rechnungsmanagement
• Vertragsmanagement
• Wissensmanagement
• digitale Akten
• Integration bestehender Unternehmenssoftware

ECM verbindet diese Bereiche zu einer gemeinsamen Informations- und Prozessplattform. ELO beschreibt ECM entsprechend als umfassenderes Informationsmanagement, das über die reine Archivierung und Verwaltung einzelner Dokumente hinausgeht.

Wo liegt der entscheidende Unterschied?

Der Unterschied liegt vor allem in der Betrachtungsebene.

Ein DMS beschäftigt sich in erster Linie mit dem einzelnen Dokument und dessen Lebenszyklus. Es beantwortet beispielsweise folgende Fragen:

• Wo ist das Dokument gespeichert?
• Wer darf darauf zugreifen?
• Welche Version ist aktuell?
• Wie kann es schnell gefunden werden?
• Wie lange muss es aufbewahrt werden?

ECM betrachtet zusätzlich den gesamten fachlichen Zusammenhang:

• Aus welchem System stammt die Information?
• Zu welchem Kunden, Projekt oder Vorgang gehört sie?
• Wer muss das Dokument prüfen oder freigeben?
• Welche weiteren Daten werden für den Prozess benötigt?

• An welches System sollen die Ergebnisse übergeben werden?

Ein DMS kann damit ein wesentlicher Bestandteil einer ECM-Lösung sein. ECM ergänzt das klassische Dokumentenmanagement jedoch um unternehmensweite Prozesse, Integrationen und weitere Formen geschäftsrelevanter Informationen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Eine Eingangsrechnung verdeutlicht den Unterschied besonders gut.

Ein DMS kann die Rechnung zentral speichern, mit Metadaten versehen, durchsuchbar machen und revisionsgerecht archivieren.

In einem ECM-Prozess kann die Rechnung zusätzlich automatisch aus einem E-Mail-Postfach übernommen, ausgelesen und dem passenden Lieferanten oder Projekt zugeordnet werden. Anschließend wird sie an die zuständige Person weitergeleitet, abhängig vom Betrag freigegeben und schließlich an die Buchhaltungs- oder ERP-Software übergeben.

Das Dokumentenmanagement verwaltet dabei die Rechnung. Das ECM verbindet sie mit dem gesamten Geschäftsprozess.

Sind DMS und ECM klar voneinander getrennt?

In der Praxis ist die Grenze nicht immer eindeutig. Moderne DMS-Lösungen bieten häufig bereits Workflows, Integrationen, digitale Akten und Fachlösungen. Dadurch erfüllen sie viele Aufgaben, die klassischerweise dem Enterprise Content Management zugerechnet werden.

Deshalb werden die Begriffe am Markt teilweise unterschiedlich verwendet. Entscheidend ist für Unternehmen weniger die Bezeichnung als der tatsächliche Funktionsumfang der Lösung.

Eine Software sollte daher nicht allein danach ausgewählt werden, ob sie als DMS oder ECM bezeichnet wird. Wichtiger ist, ob sie die benötigten Dokumentenarten, Prozesse, Berechtigungen und Schnittstellen abbilden kann.

Benötigt jedes Unternehmen ein ECM-System?

Nicht jedes Unternehmen muss sofort eine umfassende ECM-Strategie umsetzen.

Für einen klar abgegrenzten Anwendungsfall, etwa die zentrale Ablage und Suche von Dokumenten, kann ein DMS zunächst ausreichen. Sobald jedoch mehrere Abteilungen, Systeme und wiederkehrende Geschäftsprozesse miteinander verbunden werden sollen, gewinnt der ECM-Ansatz an Bedeutung.

Viele Unternehmen beginnen deshalb mit einem konkreten Bereich wie Rechnungsmanagement, Vertragsverwaltung oder einer digitalen Projektakte. Die Lösung kann anschließend schrittweise um weitere Prozesse und Abteilungen erweitert werden.

Fazit

DMS und ECM verfolgen dieselbe grundlegende Zielrichtung: Unternehmensinformationen sollen digital, sicher und schnell verfügbar sein.

Ein Dokumentenmanagementsystem konzentriert sich vor allem auf die Erfassung, Verwaltung, Suche und Archivierung von Dokumenten. Enterprise Content Management betrachtet darüber hinaus sämtliche relevanten Informationen, Systeme und Geschäftsprozesse im Unternehmen.

Als ELO Business Partner unterstützt IT Titans Unternehmen sowohl beim strukturierten Dokumentenmanagement als auch bei der Umsetzung umfassender ECM-Prozesse. Dazu gehört die Einrichtung von ELO, individuelle Workflows sowie Schnittstellen zu Microsoft 365, ERP-Systemen und branchenspezifischer Software. So kann aus einem einzelnen digitalen Anwendungsfall Schritt für Schritt eine unternehmensweite Informationsplattform entstehen.