Die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten gehört in vielen Unternehmen noch immer zum Arbeitsalltag. Rechnungsnummer, Lieferant, Rechnungsdatum oder Beträge werden von Hand in das Buchhaltungs- oder ERP-System übertragen. Das kostet Zeit und erhöht das Risiko von Tippfehlern.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme können diese Aufgabe weitgehend automatisieren. Mithilfe intelligenter Dokumentenanalyse werden wichtige Informationen aus einer Rechnung erkannt und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt. ELO nutzt hierfür unter anderem den ELO DocXtractor, der Rechnungen analysiert und relevante Daten automatisiert ausliest.
Welche Daten können automatisch erkannt werden?
Je nach Rechnungsart und System lassen sich zahlreiche Informationen automatisch auslesen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Lieferant
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Rechnungsbetrag
- Umsatzsteuer
- Bestellnummer
- Kostenstelle
- Rechnungspositionen
Die ausgelesenen Informationen können anschließend für Freigabeprozesse, die Archivierung oder die Übergabe an ein ERP- oder Buchhaltungssystem genutzt werden.
Wie funktioniert die automatische Datenerkennung?
Zunächst analysiert das System den Inhalt der Rechnung. Handelt es sich um ein eingescanntes Dokument, wird der Text mithilfe einer OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) ausgelesen. Liegt die Rechnung bereits digital vor, können die enthaltenen Informationen direkt verarbeitet werden.
Anschließend erkennt die Software die relevanten Rechnungsdaten und ordnet sie den passenden Feldern zu. Moderne Lösungen beschränken sich dabei nicht auf das reine Auslesen von Text, sondern erkennen auch die Bedeutung einzelner
Informationen innerhalb des Dokuments. So lassen sich beispielsweise Rechnungsnummern, Beträge oder Lieferanten zuverlässig unterscheiden. ELO DocXtractor kombiniert hierfür Dokumentenanalyse mit KI-gestützten Verfahren und gleicht die erkannten Daten bei Bedarf mit angebundenen Systemen ab.
Müssen die Daten trotzdem geprüft werden?
Ja. Die automatische Datenerkennung reduziert den manuellen Aufwand erheblich, ersetzt jedoch nicht jede fachliche Kontrolle.
Deshalb können die erkannten Informationen vor der Weiterverarbeitung überprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Besonders bei ungewöhnlichen Rechnungsformaten oder schlecht lesbaren Scans empfiehlt sich eine kurze Sichtprüfung.
Mit jeder korrekt verarbeiteten Rechnung verbessern moderne Systeme zudem ihre Erkennungsqualität und liefern im Arbeitsalltag zunehmend zuverlässige Ergebnisse.
Welche Vorteile bietet die automatische Datenerkennung?
Die automatische Erfassung von Rechnungsdaten bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- deutlich weniger manuelle Dateneingaben
- geringeres Risiko von Übertragungsfehlern
- schnellere Rechnungsbearbeitung
- einheitliche Datenqualität
- ideale Grundlage für digitale Freigabeprozesse
Dadurch können Mitarbeitende mehr Zeit für fachliche Prüfungen und wertschöpfende Aufgaben aufwenden, anstatt Rechnungsdaten manuell zu erfassen.
Fazit
Die automatische Erkennung von Rechnungsdaten gehört zu den wichtigsten Bausteinen eines digitalen Rechnungsmanagements. Moderne Systeme lesen relevante Informationen selbstständig aus und stellen sie für nachgelagerte Prozesse bereit. Dadurch werden manuelle Eingaben reduziert, Bearbeitungszeiten verkürzt und die Datenqualität verbessert.
Als ELO Business Partner unterstützt IT Titans Unternehmen dabei, die automatische Rechnungserkennung mit ELO optimal in bestehende Geschäftsprozesse zu integrieren. So entsteht die Grundlage für einen effizienten und weitgehend automatisierten Rechnungsworkflow.
