Wer auf einem klassischen Netzlaufwerk nach einem Dokument sucht, benötigt häufig den Dateinamen oder den Speicherort. Ist beides nicht bekannt, beginnt oft eine zeitaufwendige Suche durch verschiedene Ordner.
Ein Dokumentenmanagementsystem geht hier einen Schritt weiter. Mithilfe einer Volltextsuche können Dokumente nicht nur anhand ihres Dateinamens, sondern auch anhand ihres gesamten Inhalts durchsucht werden.
Was ist eine Volltextsuche?
Die Volltextsuche ermöglicht es, sämtliche Inhalte eines Dokuments zu durchsuchen.
Das bedeutet: Selbst wenn der Dateiname unbekannt ist, kann ein Dokument häufig bereits durch einen Begriff gefunden werden, der irgendwo im Text vorkommt.
Statt nach einer Datei mit dem Namen Rechnung_2026.pdf zu suchen, genügt beispielsweise die Eingabe einer Rechnungsnummer, eines Lieferanten oder eines bestimmten Begriffs aus dem Dokument.
Wie funktioniert die Volltextsuche?
Damit Dokumente durchsucht werden können, erstellt das Dokumentenmanagementsystem einen Suchindex.
Bei digitalen Dokumenten werden die enthaltenen Texte automatisch erfasst und für die Suche vorbereitet.
Auch eingescannte Papierdokumente können in vielen DMS-Lösungen durchsucht werden. Dafür kommt in der Regel eine OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) zum Einsatz. Sie erkennt den Text innerhalb eines Scans und macht ihn für die Volltextsuche nutzbar.
Dadurch lassen sich sowohl digitale Dokumente als auch gescannte Unterlagen komfortabel durchsuchen.
Welche Vorteile bietet die Volltextsuche?
Die Volltextsuche spart vor allem Zeit.
Mitarbeitende müssen häufig weder den genauen Dateinamen noch den Ablageort kennen. Stattdessen reicht oft bereits eine Information aus dem Dokument selbst.
Das erleichtert unter anderem das Wiederfinden von:
- Rechnungen
- Verträgen
- Angeboten
- Lieferscheinen
- Projektunterlagen
- Protokollen
Gerade bei großen Dokumentenbeständen sorgt die Volltextsuche für deutlich kürzere Suchzeiten und einen schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen.
Fazit
Die Volltextsuche gehört zu den wichtigsten Funktionen eines modernen Dokumentenmanagementsystems. Sie ermöglicht es, Dokumente anhand ihres Inhalts zu finden und reduziert den Aufwand für die tägliche Dokumentensuche erheblich.
Als ELO Business Partner unterstützt IT Titans Unternehmen dabei, Dokumente nicht nur digital zu verwalten, sondern Informationen schnell und effizient verfügbar zu machen. So finden Mitarbeitende die benötigten Unterlagen in wenigen Sekunden – unabhängig davon, wie oder wo sie ursprünglich abgelegt wurden
