Wo liegt der Unterschied
Viele Unternehmen speichern ihre Dokumente auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk. Angebote, Rechnungen, Verträge oder Projektunterlagen liegen dort in einer Ordnerstruktur, auf die alle Mitarbeitenden zugreifen können. Das funktioniert oft über viele Jahre problemlos. Mit zunehmender Dokumentenmenge stößt dieses System jedoch an seine Grenzen.
Spätestens wenn Dokumente nur noch mit viel Suchaufwand gefunden werden oder mehrere Versionen derselben Datei existieren, stellt sich die Frage: Reicht ein Netzlaufwerk noch aus oder ist ein Dokumentenmanagementsystem die bessere Lösung?
Was macht ein Netzlaufwerk?
Ein Netzlaufwerk dient in erster Linie als zentraler Speicherort für Dateien. Dokumente werden in Ordnern abgelegt und können von berechtigten Mitarbeitenden geöffnet, bearbeitet oder verschoben werden.
Die Ablage orientiert sich dabei an einer festen Ordnerstruktur. Wer ein Dokument wiederfinden möchte, muss in der Regel wissen, in welchem Ordner es gespeichert wurde oder wie die Datei heißt.
Für kleinere Unternehmen oder einfache Ablagestrukturen kann das vollkommen ausreichend sein.
Was macht ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) geht einen Schritt weiter. Es speichert Dokumente nicht nur, sondern verwaltet sie.
Neben der eigentlichen Datei werden zusätzliche Informationen wie Rechnungsnummern, Kundennamen, Projekte oder Dokumentenarten gespeichert. Dadurch können Dokumente deutlich schneller gefunden werden, selbst wenn der genaue Ablageort unbekannt ist.
Darüber hinaus bieten moderne DMS-Lösungen Funktionen wie Versionierung, digitale Freigabeprozesse, Volltextsuche und eine detaillierte Rechteverwaltung.
Der größte Unterschied
Der wesentliche Unterschied liegt nicht darin, wo Dokumente gespeichert werden, sondern wie sie gefunden und verarbeitet werden.
Ein Netzlaufwerk organisiert Informationen über Ordner.
Ein Dokumentenmanagementsystem organisiert Informationen über Inhalte, Metadaten und Prozesse.
Dadurch müssen Mitarbeitende nicht mehr wissen, in welchem Ordner eine Rechnung abgelegt wurde. Häufig reicht bereits die Eingabe eines Lieferanten, einer
Rechnungsnummer oder eines Begriffs aus dem Dokument, um es innerhalb weniger Sekunden zu finden.
Wann reicht ein Netzlaufwerk aus?
Ein klassisches Netzlaufwerk ist oft ausreichend, wenn:
- nur wenige Mitarbeitende gemeinsam auf Dokumente zugreifen,
- die Dokumentenmenge überschaubar ist,
- keine komplexen Freigabeprozesse erforderlich sind,
- und Dokumente selten gemeinsam bearbeitet werden.
Wann lohnt sich ein DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet Vorteile, wenn:
- Dokumente häufig gesucht werden,
- mehrere Versionen derselben Datei entstehen,
- Rechnungen oder Verträge digital verarbeitet werden sollen,
- Freigabeprozesse automatisiert werden sollen,
- gesetzliche Aufbewahrungspflichten berücksichtigt werden müssen,
- oder Informationen schnell und standortunabhängig verfügbar sein sollen.
Je stärker Dokumente Teil eines Geschäftsprozesses sind, desto größer ist in der Regel der Nutzen eines DMS.
Fazit
Ein Netzlaufwerk ist ein zentraler Speicherort für Dateien. Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet Informationen und integriert sie in digitale Geschäftsprozesse.
Wer Dokumente lediglich gemeinsam speichern möchte, kommt häufig mit einem Netzlaufwerk aus. Sollen Informationen jedoch schneller gefunden, Versionen nachvollziehbar verwaltet und Prozesse automatisiert werden, bietet ein Dokumentenmanagementsystem deutlich mehr Möglichkeiten.
Als ELO Business Partner unterstützt IT Titans Unternehmen dabei, bestehende Dokumentenablagen zu analysieren und in moderne digitale Prozesse zu überführen. Dabei setzen wir nicht nur auf Standardfunktionen, sondern entwickeln bei Bedarf auch individuelle Workflows und Schnittstellen, die sich optimal an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
