Doppelt erfasste Rechnungen gehören zu den häufigsten Fehlerquellen in der Rechnungsverarbeitung. Sie entstehen beispielsweise, wenn eine Rechnung mehrfach per E-Mail eingeht, zusätzlich eingescannt wird oder von verschiedenen Mitarbeitenden unabhängig voneinander erfasst wird.
Bleibt eine solche Dublette unbemerkt, kann sie zu doppelten Buchungen oder im schlimmsten Fall sogar zu einer doppelten Zahlung führen. Ein digitales Rechnungsmanagement hilft dabei, dieses Risiko deutlich zu reduzieren.
Wie entstehen doppelte Rechnungen?
Eine Rechnung muss nicht zweimal erstellt worden sein, um doppelt im Unternehmen zu landen. Häufig entstehen Dubletten im Arbeitsalltag.
Typische Ursachen sind:
- dieselbe Rechnung wird mehrfach per E-Mail versendet
- Lieferanten schicken eine Rechnung erneut als Erinnerung
- Rechnungen werden zusätzlich in Papierform eingereicht
- verschiedene Mitarbeitende erfassen dieselbe Rechnung unabhängig voneinander
Gerade bei hohem Rechnungseingang lassen sich solche Fälle manuell nur schwer erkennen.
Wie erkennt ein digitales Rechnungsmanagement Dubletten?
Moderne Dokumentenmanagementsysteme vergleichen neu eingehende Rechnungen automatisch mit bereits vorhandenen Belegen. Dabei werden beispielsweise Angaben wie Lieferant, Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag miteinander abgeglichen. Stimmen diese Informationen überein, kann das System auf eine mögliche Dublette hinweisen. ELO unterstützt sowohl den automatischen Datenabgleich als auch eine Dublettenprüfung im Rahmen der Rechnungsverarbeitung.
Wichtig ist dabei: Das System entscheidet nicht selbst, ob eine Rechnung tatsächlich doppelt ist. Stattdessen wird die zuständige Person auf eine mögliche Dublette aufmerksam gemacht und kann den Fall prüfen.
Welche Vorteile bietet eine Dublettenprüfung?
Eine automatische Dublettenprüfung erhöht die Sicherheit im Rechnungsprozess und reduziert den manuellen Prüfaufwand.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- geringeres Risiko doppelter Zahlungen
- weniger manuelle Kontrollen
- höhere Datenqualität
- transparente Rechnungsverarbeitung
- mehr Sicherheit bei hohem Rechnungseingang
Gerade Unternehmen mit vielen Lieferanten und einem hohen Belegaufkommen profitieren von einer automatischen Prüfung, da potenzielle Dubletten frühzeitig erkannt werden können.
Fazit
Doppelt erfasste Rechnungen lassen sich im Arbeitsalltag nicht immer vermeiden. Mit einer automatischen Dublettenprüfung können Unternehmen jedoch potenzielle Mehrfacheingänge frühzeitig erkennen und prüfen, bevor es zu einer fehlerhaften Buchung oder Zahlung kommt.
Als ELO Business Partner unterstützt IT Titans Unternehmen dabei, Rechnungsprozesse mit ELO zu digitalisieren und intelligente Prüfroutinen in bestehende Workflows zu integrieren. So lassen sich Fehlerquellen reduzieren und Rechnungen sicherer verarbeiten.
